Tato pravidla jsou nedílnou součástí smluvního vztahu mezi Organizátorem a účastníkem a je povinností každého účastníka se s nimi dopředu, před registrací seznámit.
Účinnost od 1. 11. 2018
Těmito zásadami a informačním memorandem poskytujeme vám, všem účastníkům akce MAX RUN - Vánoční s čelovkou a fyzickým osobám, jejichž osobní údaje mohou být v souvislosti s realizací akce MAX RUN - Vánoční s čelovkou zpracovávány, včetně dobrovolníků podílejících se na přípravě a realizaci akce MAX RUN - Vánoční s čelovkou, a našim smluvním partnerům, fyzickým osobám, informace o rozsahu a způsobu zpracování jejich osobních údajů, k jakým účelům osobní údaje zpracováváme, zda jsou osobní údaje někomu předávány a jaké práva mají tyto fyzické osoby v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů. Tyto zásady jsou zpracovány v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále „GDPR“), účinným od 25. 5. 2018.
Tyto zásady se vztahují na zpracování osobních údajů v souvislosti s pořádáním akce společností ONEDESIGN s.r.o., V Lázních 3057, Louny 440 01, IČ: 28714822; Společnost ONEDESIGN s.r.o. Zpracovává konkrétní osobní údaje a citlivé osobní údaje o Vás a určují účel a prostředky jejich zpracování a jsou tedy ve vztahu k těmto údajům správcem těchto údajů (dále jednotlivě „Správce nebo Společnost“).
Osobní údaje – veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (dále „subjekt údajů“); identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.
Citlivé osobní údaje – představují údaje, které by mohly odhalit váš rasový nebo etnický původ, náboženské vyznání, politické nebo filozofické přesvědčení, členství v odborech, informace o vašem zdravotním stavu nebo sexuálním životě, genetické údaje nebo biometrické údaje pro účely jedinečné identifikace osoby.
Smluvní partner – fyzická osoba, se kterou uzavřela Společnost smlouvu v rámci výkonu své podnikatelské činnosti.
Zpracování – jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.
Zpracovatel – fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro Správce.
Příjemce – fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, kterým jsou osobní údaje poskytnuty, ať už se jedná o třetí stranu, či nikoli. Avšak orgány veřejné moci, které mohou získávat osobní údaje v rámci zvláštního šetření v souladu s právem členského státu, se za příjemce nepovažují; zpracování těchto osobních údajů těmito orgány veřejné moci musí být v souladu s použitelnými pravidly ochrany údajů pro dané účely zpracování.
Třetí strana – fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který není subjektem údajů, Správcem, Zpracovatelem ani osobou přímo podléhající správci nebo zpracovateli, jež je oprávněna ke zpracování osobních údajů.
Vyplněním přihlášky/registrací k akci nebo registrací k dobrovolnické činnosti vzniká mezi Vámi a Společností (Správcem) smluvní vztah. Při vzniku nebo v průběhu smluvního vztahu může Správce zpracovávat osobní údaje o Vás, a to konkrétně ty osobní údaje, které jste Společnosti (za účelem realizace smluvního vztahu – viz níže) před vznikem nebo v průběhu smluvního vztahu poskytli. Správce zpracovává zejména tyto typy osobních údajů:
– Identifikační údaje, například vaše jméno, příjmení, fotografii, datum narození, rodné číslo, pohlaví;
– Údaj o konfekční velikosti
– Kontaktní údaje, například adresa vašeho trvalého bydliště, kontaktní adresa, osobní telefonní čísla a e-mailové adresy, bankovní spojení, platební informace, kontaktní údaje osob Vámi určených jako kontaktů pro nouzové případy
V průběhu akce můžeme získávat následující osobní údaje zpracovávané za účelem realizace smluvního vztahu s Vámi, plnění zákonných povinností a realizace oprávněných zájmů Správce (viz. níže). Jedná se zejména o následující údaje:
– obrazové, zvukové a obrazově-zvukové záznamy (fotografie, nahrávky, videa)
– lokační údaje
– údaje o zdravotním stavu (pro případ zranění nebo zdravotní indispozice, uplatňování nároků z pojištění)
Správce shromažďuje a používá Vaše osobní údaje za účelem splnění smlouvy, která bude nebo byla mezi Vámi a Společností uzavřena, případně za účelem pojistné smlouvy. Toto zpracování osobních údajů je realizováno v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR (Nařízení Evropského parlamentu a Rady 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů) a nepodléhá tak Vašemu souhlasu.
V případech, kdy není zpracování osobních údajů nezbytné pro splnění smlouvy, Vás může Správce v omezených případech výslovně požádat o souhlas s určitými způsoby použití Vašich osobních údajů. Pokud Správce požádá o Váš souhlas, máte vždy možnost odmítnout a jste oprávněni takový souhlas kdykoliv odvolat.
Upozorňujeme, že v případě zpracování osobních údajů dětí mladších 16 let na základě souhlasu musí být souhlas vždy udělen nebo schválen osobou vykonávající rodičovskou zodpovědnost k dítěti.
Pro úplnost uvádíme, že Správce může osobní údaje (na základě čl. 6 GDPR; bez souhlasu) rovněž shromažďovat a používat pokud je to nezbytné kvůli jiným oprávněným účelům, například:
– zajištění bezpečnosti akce, organizace akce, zajištění ochrany majetku Správce i subjektu údajů, výkon dalších oprávněných zájmů Správce;
– prošetření potenciální incidentů nebo porušení povinností vyplývajících z právních předpisů
– pokud je to nezbytné pro dodržování zákonů a právních předpisů, například shromažďování a poskytování osobních údajů v souladu s regulatorními požadavky, daňovými předpisy nebo na žádost policie;
– na základě povolení soudu nebo při výkonu či obhajobě zákonných práv Správce;
– pokud je to nezbytné k ochraně vašich životně důležitých zájmů (nebo životně důležitých zájmů jiné osoby)
Správce může vaše osobní údaje sdílet také s třetími stranami – zpracovateli, včetně:
– těch, které poskytují Správci zboží nebo služby (například finanční a právní poradci, další poradci, poskytovatelé podpory v oblasti uchování dat a informačních systémů);
– jiných třetích stran, pokud se jedná o sdílení osobních údajů (1) na základě vašeho souhlasu nebo (2) je to nezbytné (i) k dodržování povinností vyplývajících z právních předpisů, (ii) k vypracování či podání skutečné či potenciální žaloby nebo k obhajobě před skutečnou či potenciální žalobou nebo (iii) k ochraně vašich životně důležitých zájmů (nebo životně důležitých zájmů jiné osoby) (iv) plnění smluv uzavřených mezi Správcem a třetí stranou.
Správce může osobní údaje (včetně citlivých osobních údajů) sdílet také s třetími stranami – zpracovateli, včetně:
– sponzorů, marketingových partnerů akce MAX-RUN; sponzoři a marketingoví partneři jsou uváděni na webových stránkách Společností na adrese www.max-run.cz;
jiných třetích stran, pokud se jedná o sdílení osobních údajů (1) na základě Vašeho souhlasu nebo (2) je to nezbytné (i) k dodržování povinností vyplývajících z právních předpisů, (ii) k vypracování či podání skutečné či potenciální žaloby nebo k obhajobě před skutečnou či potenciální žalobou nebo (iii) k ochraně Vašich životně důležitých zájmů (nebo životně důležitých zájmů jiné osoby) (iv) plnění smluv uzavřených mezi Správcem a třetí stranou. Se zpracovateli osobních údajů má Správce smluvně zajištěno zpracování osobních údajů v souladu s požadavky čl. 28 GDPR.
Vaše osobní údaje budou uchovány pouze po dobu nezbytnou k naplnění účelů popsaných v těchto zásadách a informačním memorandu (nebo jiných účelů, které vám byly sděleny) nebo jinak požadovanou smlouvami uzavřenými s třetími stranami, příslušnými zákony či jinými vnitřními Společnosti.
Správce se zejména snaží zajistit, aby Vaše osobní údaje byly uchovávány a podle potřeby bezpečně vymazány nebo zničeny v souladu s jeho interními předpisy a požadavky právních norem.
Jako subjekt údajů máte právo na:
– přístup k osobním údajům (čl. 15 GDPR),
– opravu osobních údajů (čl. 16 GDPR),
– výmaz osobních údajů (čl. 17 GDPR),
– omezení zpracování osobních údajů (čl. 18 GDPR),
– přenositelnost osobních údajů (čl. 20 GDPR),
– podání námitku proti zpracování osobních údajů (čl. 21 GDPR),
– nebýt předmětem automatizovaného rozhodování,
– odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů,
– podání stížnosti u Úřadu pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7-Holešovice, tel.: 234 665 111, 420 234 665 111; email: posta@uoou.cz,
a to v případě, že se domníváte, že bylo porušeno Vaše právo na ochranu osobních údajů.
Upozorňujeme, že v souvislosti s výše popsanými právy subjektu údajů můžou existovat omezení nebo výjimky z možnosti uplatnit práva. Správce se bude snažit s Vámi spolupracovat a projednat případné výjimky nebo omezení v případě, že z Vaší strany bude vznesen požadavek na uplatnění Vašeho práva. Máte-li jakýkoliv dotaz ohledně Vašich práv nebo chcete-li vznést požadavek ohledně výkonu takových práv v souvislosti s osobními údaji uvedenými v těchto zásadách, obraťte se písemně na kontaktní osoby, které jsou uvedeny níže.
S případnými otázkami nebo připomínkami týkajícími se tohoto oznámení nebo postupů Správce při ochraně osobních údajů se můžete obracet na e-mail: info@max-run.cz.
Správce je oprávněn kdykoliv změnit text těchto zásad a tohoto informačního memoranda s tím, že novou verzi zveřejní na svých webových stránkách.